Quali sono le fondamenta per costruire un’organizzazione solida e virtuosa?

Spesso mi capita di trovare aziende senza un valido impianto di ruoli, regole e valori. In questo articolo della rubrica Minuti Preziosi ti spiegherò cosa sono, la loro importanza e come implementarli nella tua impresa.

Giorni fa ho affrontato una giornata di formazione con i manager di un’azienda con cui collaboro allo sviluppo organizzativo ed al potenziamento manageriale. All’inizio della nostra collaborazione mi sono trovato un contesto in cui non esisteva un organigramma preciso, delle regole ben definite o un impianto di valori solido su cui basare i comportamenti aziendali.

Perché questi tre aspetti sono così importanti all’interno di un’azienda?

Prova ad immaginare di costruire una casa partendo dai muri anziché dalle fondamenta,. Quanto potrebbe resistere nel tempo?

E importante seguire i giusti passaggi per costruirla. In una azienda le fondamenta sono rappresentate dall’organigramma, ossia dalla definizione di ruoli e responsabilità.

L’organigramma è necessario dal momento in cui all’interno dell’azienda sono presenti più divisioni operative composte da persone che hanno la responsabilità di gestire altre persone (manager). Lo scopo è dunque quello di dare evidenza dei ruoli e di ufficializzare le responsabilità di un determinato processo produttivo, definendo chi lavora per realizzare quel processo, e quali sono le singole attività

Lavorando in un’azienda priva di un organigramma, ho riscontrato alcune criticità:

  • i processi decisionali sono più lenti perchè coinvolgono più persone
  • le risorse non hanno un punto di riferimento a cui rivolgersi per ricevere sostegno e supporto nello svolgimento delle proprie mansioni e nel governo del gruppo di lavoro
  • nelle situazioni più problematiche risulta difficile definire l’assunzione delle responsabilità
  • aumentano le situazioni di conflitto e aumenta la probabilità di problemi per l’assenza di un presidio

Dopo la definizione di un organigramma si è evidenziata:

  • una maggiore responsabilizzazione dei manager coinvolti
  • le persone hanno assunto la consapevolezza di far parte di un team di lavoro
  • un incremento della propensione ad assumere ed applicare le regole all’interno dei processi aziendali

Quando l’azienda definisce un organigramma risulta immediatamente più ordinata, efficiente nella comunicazione e nello sviluppo dei processi e, soprattutto, stimola le persone ad ambire ad un percorso di crescita. L’effetto diretto è che l’azienda sarà più produttiva.

Dopo aver costruito le fondamenta, è importante definire le colonne, i pilastri, che sorreggono l’impresa ovvero le regole e i valori che la rappresentano e ai quali tutti devono uniformarsi.

Una volta disegnato lo schema di gioco, è imprescindibile comunicare le regole ai giocatori. Queste sono fondamentali per il corretto funzionamento della squadra e per allineare le persone facendole lavorare insieme.

Uno stimolo che manca spesso all’interno delle organizzazioni alle quali offro la mia consulenza e che risulta estremamente potenziante al momento della sua attuazione, è la condivisione tra le risorse di iniziative e attività. Perchè è essenziale?

Il più delle volte l’autonomia e la responsabilità delle persone è limitata dal fatto che non conoscono il percorso che l’azienda sta compiendo pertanto, chi è preposto a svolgere un’attività non comprende l’obiettivo di ciò che sta facendo e svolge il lavoro senza alcun valore aggiunto.

Bisognerebbe domandarsi:

“Perché stiamo facendo questa attività? Quali sono gli obiettivi preposti? Perché ci sono determinate tempistiche? Qual’è il valore del lavoro svolto in relazione ai diversi obiettivi aziendali?”
Il più grande beneficio che si ottiene condividendo con le persone la risposta a queste domande è di avere dipendenti sempre allineati che si sentono padroni di casa. E avere dipendenti padroni di casa vuol dire dormire sonni tranquilli perché ognuno sarà garante di una conduzione eccellente.

I valori espressi dall’impresa possono essere rappresentativi sia della vita aziendale sia della vita di tutti i giorni, perché rappresentano i comportamenti che adottiamo.

Adottando comportamenti virtuosi mettiamo insieme tante piccole azioni che, giorno dopo giorno, tendono a far crescere l’azienda e i suoi collaboratori. In questo modo si manifesta l’eccellenza che è la massima espressione del valore.

Quando un nostro collaboratore, apprende alcuni meccanismi e ripete determinati comportamenti, assimilandoli come metodo, avrà un’influenza positiva su se e sugli altri aumentando la propria leadership individuale intesa come influenza sul comportamento degli altri.

Per fare un esempio:

  • Un manager privo di umiltà è fermo sulle sue convinzioni, resistente al cambiamento, tende a lavorare al posto degli altri e, soprattutto, ha scarse capacità di coinvolgere dei propri collaboratori. Quali sono le conseguenze di un comportamento poco umile? L’individuo si sente solo contro tutti, nessuno riconosce la sua autorevolezza ma tutti temono la sua autorità, viene limitata l’azione propositiva e sarà circondato da meri esecutori. Cosa ne otterrà l’azienda in cui lavora? Che pian piano si fermerà, si attiverà un processo di regressione, rischierà l’abbandono dei dipendenti e andrà verso un inesorabile processo di decadenza.
  • Un manager dotato di umiltà è una persona sempre pronta a mettersi in discussione, ad ascoltare ogni opinione da qualsiasi livello provenga, si arricchisce sempre di punti di vista diversi dal proprio, ha un esercito di persone sempre pronto a mettersi in prima linea per lui, sa farsi amare dai propri capi generando nuove aperture verso progetti e idee, è capace di creare un clima disteso e partecipativo. Cosa ottiene l’azienda? E’ destinata a crescere attraverso una serie di comportamenti ripetuti e orientati a generare un senso di appartenenza, sarà orientata ad un apprendimento continuo e avrà sempre nuova energia per rinnovare l’ambizione verso nuovi risultati.

Quindi, in conclusione, è determinante avere un organigramma per avere ordine nei ruoli e nelle responsabilità in azienda, avere delle regole per farlo funzionare al meglio ed è indispensabile costruire un impianto di valori che le persone siano in grado di rappresentare.

Ora hai gli strumenti per dare un’occhiata all’azienda in cui lavori e osservare quanto la realtà in cui vivi e operio è in linea con quanto descritto in questo articolo. Se vuoi condividere la tua esperienza con me, scrivimi un commento e raccontami la tua realtà, sarò felice di dirti la mia e di parlarne insieme.Se vuoi puoi anche condividere questo articolo con chi ritieni possa considerarlo utile.